Remember The Milk est une application Web de gestion des tâches. Vous pouvez ainsi créer des tâches, leur attribuer une date de fin, les localiser (avec GoogleMap), les partager, les lier à une note explicative, etc. Remember The Milk présente l’avantage de rendre les tâches accessibles de plusieurs façons (synchronisation avec Gmail, Google Galendar, Twitter, Netvibes, iGoogle).

Un gestionnaire de tâches en plus de mon logiciel de planning?

Les services de planning (Google Calendar par exemple) sont plutôt fait pour planifier des événements (réunion, anniversaire, vacances) et gérer ses disponibilités. Bien qu’il vous faille préparer certaines choses à l’avance (bilan pour réunion, cadeau pour anniversaire, etc.), le planning ne vous sert qu’a mettre en relation une date, un événement, un lieu (optionnellement) et vous.

Les gestionnaires de tâches vous permettent d’aller plus loin en définissant une liste concrête et ordonnée des choses à faire. Vous pouvez donc définir des tâches comme la préparation du bilan et lui donner une priorité; comme vous allez faire valider le rapport par d’autres personnes, il faut prévoir de le terminer une semaine avant la réunion et lui définir une date de fin…

J’ai créé mon compte, je fais quoi ensuite?

Une fois votre compte crée sur Remember The Milk il est préférable d’utiliser un service pour accéder  directement aux tâches. Si vous utilisez Firefox et Gmail (et que vous avez quelques bases en anglais), alors vous pouvez utiliser l’extension Remember The Milk. Une fois l’extension installée, un panneau apparaîtra à droite de votre page Gmail. Vous pouvez alors très facilement piloter vos tâches:

  • Ajouter une tâche:  dans la boite d’édition, il suffit d’entrer le nom de la tâche, suivie de la date de fin (en anglais). Par exemple : « Rédaction du rapport, 20 july » permettra de créer la tâche « Rédaction du rapport » dont la date de fin est planifiée au 20 juillet.
  • Modifier une tâche : en survolant une tâche avec la souris, un menu apparait avec de nombreuses possibilités (compléter la tache, la repousser, ajouter des informations relatives à la tache, etc.).

Des conseils pour gérer ses tâches?

L’article « Advanced GTD with Remember The Milk » offre pas mal de conseils pour adapter une démarche Getting Things Done (GTD) avec Remember the Milk. Voici un résumé des idées proposées.

Un bon système GTD doit:

  1. Permettre de suivre facilement les taches journalières (acheter le lait) et les projets (créer un site web)
  2. Rendre le rapport des tâches de la semaine aussi simple que possible.
  3. Séparer les tâches par rapport à leur contexte (Travail, Maison, Appels, Achats, etc.).
  4. Garder l’utilisateur concentré sur les tâches les plus prioritaires.

Le système GTD a 5 phases: Recenser, Traiter, Organiser, Analyser, Faire. En configurant Remember The Milk comme dans l’article, vous aurez un système qui respecte la démarche GTD. Vous pourrez ainsi vous reposer sur un système fiable et organisé de gestion des tâches. Plus important, vous compléterez plus de tâches en travaillant sur des listes intelligentes (smart lists) qui affichent seulement les tâches du jour séparées en fonction du contexte (Travail, maison, etc.).

L’auteur de l’article aborde ensuite la configuration de Remember The Milk et traite des points suivants:

Créer des listes des tâches « Personnel » et « Travail »: ça permettra d’obtenir par la suite une vue séparée des taches « Personnel » et « Travail ».

Créer une liste pour chaque projet: les projets personnels ou professionnels nécessitent généralement plusieurs taches, c’est pourquoi il peut être intéressant de créer une liste pour chaque projet (acheter une maison, voyage à Hawai, etc.).

Faire apparaître des dépendances entre les tâches: au sein d’un même projet, pour identifier les taches prioritaires (bloquantes) qui vont permettre de passer aux autres tâches.

Utiliser les tags et les lieux pour créer des contextes : pour filtrer les taches à faire : par exemple, consulter la liste des tâches en relation avec les factures, celles en relation avec un lieu (vous êtes en centre-ville, vous en profitez pour faire ce que vous y aviez prévu en consultant la liste des taches triées par rapport au lieu « centre-ville »).

Créer des listes intelligentes pour regrouper les tâches par rapport à un contexte particulier: il s’agit ici de créer des listes avec les filtres de votre choix; par exemple toutes les taches de demain dont la localisation est « centre-ville ».

Les liste « en attente » et « à faire un jour »: la liste « en attente » concerne les tâches qui dépendent d’autres personnes. Vous pouvez par exemple avoir besoin d’attendre la réponse de quelqu’un pour réaliser une action. La liste « à faire un jour » concerne les tâches qui sont à l’heure actuelle de faible priorité et dont la date de réalisation n’apparaît pas encore clairement.