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Remember The Milk est une application Web de gestion des tâches. Vous pouvez ainsi créer des tâches, leur attribuer une date de fin, les localiser (avec GoogleMap), les partager, les lier à une note explicative, etc. Remember The Milk présente l’avantage de rendre les tâches accessibles de plusieurs façons (synchronisation avec Gmail, Google Galendar, Twitter, Netvibes, iGoogle).

Un gestionnaire de tâches en plus de mon logiciel de planning?

Les services de planning (Google Calendar par exemple) sont plutôt fait pour planifier des événements (réunion, anniversaire, vacances) et gérer ses disponibilités. Bien qu’il vous faille préparer certaines choses à l’avance (bilan pour réunion, cadeau pour anniversaire, etc.), le planning ne vous sert qu’a mettre en relation une date, un événement, un lieu (optionnellement) et vous.

Les gestionnaires de tâches vous permettent d’aller plus loin en définissant une liste concrête et ordonnée des choses à faire. Vous pouvez donc définir des tâches comme la préparation du bilan et lui donner une priorité; comme vous allez faire valider le rapport par d’autres personnes, il faut prévoir de le terminer une semaine avant la réunion et lui définir une date de fin…

J’ai créé mon compte, je fais quoi ensuite?

Une fois votre compte crée sur Remember The Milk il est préférable d’utiliser un service pour accéder  directement aux tâches. Si vous utilisez Firefox et Gmail (et que vous avez quelques bases en anglais), alors vous pouvez utiliser l’extension Remember The Milk. Une fois l’extension installée, un panneau apparaîtra à droite de votre page Gmail. Vous pouvez alors très facilement piloter vos tâches:

  • Ajouter une tâche:  dans la boite d’édition, il suffit d’entrer le nom de la tâche, suivie de la date de fin (en anglais). Par exemple : « Rédaction du rapport, 20 july » permettra de créer la tâche « Rédaction du rapport » dont la date de fin est planifiée au 20 juillet.
  • Modifier une tâche : en survolant une tâche avec la souris, un menu apparait avec de nombreuses possibilités (compléter la tache, la repousser, ajouter des informations relatives à la tache, etc.).

Des conseils pour gérer ses tâches?

L’article « Advanced GTD with Remember The Milk » offre pas mal de conseils pour adapter une démarche Getting Things Done (GTD) avec Remember the Milk. Voici un résumé des idées proposées.

Un bon système GTD doit:

  1. Permettre de suivre facilement les taches journalières (acheter le lait) et les projets (créer un site web)
  2. Rendre le rapport des tâches de la semaine aussi simple que possible.
  3. Séparer les tâches par rapport à leur contexte (Travail, Maison, Appels, Achats, etc.).
  4. Garder l’utilisateur concentré sur les tâches les plus prioritaires.

Le système GTD a 5 phases: Recenser, Traiter, Organiser, Analyser, Faire. En configurant Remember The Milk comme dans l’article, vous aurez un système qui respecte la démarche GTD. Vous pourrez ainsi vous reposer sur un système fiable et organisé de gestion des tâches. Plus important, vous compléterez plus de tâches en travaillant sur des listes intelligentes (smart lists) qui affichent seulement les tâches du jour séparées en fonction du contexte (Travail, maison, etc.).

L’auteur de l’article aborde ensuite la configuration de Remember The Milk et traite des points suivants:

Créer des listes des tâches « Personnel » et « Travail »: ça permettra d’obtenir par la suite une vue séparée des taches « Personnel » et « Travail ».

Créer une liste pour chaque projet: les projets personnels ou professionnels nécessitent généralement plusieurs taches, c’est pourquoi il peut être intéressant de créer une liste pour chaque projet (acheter une maison, voyage à Hawai, etc.).

Faire apparaître des dépendances entre les tâches: au sein d’un même projet, pour identifier les taches prioritaires (bloquantes) qui vont permettre de passer aux autres tâches.

Utiliser les tags et les lieux pour créer des contextes : pour filtrer les taches à faire : par exemple, consulter la liste des tâches en relation avec les factures, celles en relation avec un lieu (vous êtes en centre-ville, vous en profitez pour faire ce que vous y aviez prévu en consultant la liste des taches triées par rapport au lieu « centre-ville »).

Créer des listes intelligentes pour regrouper les tâches par rapport à un contexte particulier: il s’agit ici de créer des listes avec les filtres de votre choix; par exemple toutes les taches de demain dont la localisation est « centre-ville ».

Les liste « en attente » et « à faire un jour »: la liste « en attente » concerne les tâches qui dépendent d’autres personnes. Vous pouvez par exemple avoir besoin d’attendre la réponse de quelqu’un pour réaliser une action. La liste « à faire un jour » concerne les tâches qui sont à l’heure actuelle de faible priorité et dont la date de réalisation n’apparaît pas encore clairement.

Les alias sont pratiques pour recevoir des mails sur son compte de messagerie sans toutefois dévoiler sa véritable adresse email. C’est plutôt interessant si on souhaite réserver son adresse email à des personnes physiques et préférer la diffusion d’un email secondaire (alias) à des services tels que les forums, les concours ou tout type de service nécessitant une inscription par email.

Certains webmails comme Yahoo! Mail permettent de facilement créer des alias tandis que d’autres, comme Gmail, offrent des alternatives étranges. Voici quelques astuces pour gérer des alias avec Gmail:

Pourquoi le système de gestion des alias de Gmail est insuffisant?

Google propose une gestion originale des alias basée sur la concaténation du texte précédant @gmail.com (ou @googlemail.com) avec le caractère + et une autre chaine de texte de votre choix. Par exemple, pour l’email prenom.nom@gmail.com, il est possible de créer des alias comme prenom.nom+example1@gmail.com, prenom.nom+test1@gmail.com, etc. Bref, ce que vous voulez aprés le +. Il existe des combinaisons plus complexes comme on peut le voir sur le blog de Zuneo. Le problème est qu’il est facile de retrouver l’adresse principale à partir de l’alias, ce qui réduit son intérêt. Il est donc préférable de procéder à la création d’une autre adresse Gmail.

Pourquoi une autre adresse Gmail?

Pour conserver la gestion originale des alias de Gmail. Admettons que la nouvelle adresse que vous avez créé correspond à prenom2.nom2@gmail.com. Par exemple, lors de l’inscription à un forum, je peux donner mon adresse email (l’alias) sous cette forme prenom2.nom2+nomduforum@gmail.com. Ainsi, tous les mails qui vont provenir du forum auquel je me suis inscrit seront destinés à prenom2.nom2+nomduforum@gmail.com et atterriront dans mon deuxième compte. Si l’adresse prenom2.nom2+nomduforum@gmail.com commence à être spammée, je saurais que le forum auquel je me suis inscrit n’est pas fiable puisqu’il communique cette adresse aux spammeurs.

Comment rediriger les mails de ma deuxième adresse vers la première?

Dans la page de votre deuxième compte, cliquez sur Paramètres dans le coin supérieur droit de la page. Cliquez ensuite sur l’onglet Transfert et POP. Cochez l’option Transférer une copie des messages entrant à l’adresse. Entrez l’adresse de votre premier compte (prenom.nom@gmail.com dans l’exemple). Il est préférable de laissez une copie des messages dans votre deuxième compte.

Comment archiver avec un certain libellé les mails provenant de mon deuxième compte?

Votre premier compte (prenom.nom@gmail.com) reçoit maintenant tous les messages envoyés à votre deuxième adresse (prenom2.nom2@gmail.com et ses alias). Afin qu’ils ne se mélangent pas aux autres messages, vous pouvez établir une règle de message pour leur apposer automatiquement un libellé et les archiver dés leur réception. Pour cela, allez dans Paramètres, puis Libellés et créez le libellé « Alias » par exemple. Allez maintenant dans Filtres puis Créez un filtre. Dans Contenant les mots, mettez votre deuxième adresse email (prenom2.nom2) sans le @gmail.com, ainsi, le filtre concernera non seulement la deuxième adresse mais aussi ses alias. Précisez ensuite d’apposer le libellé Alias pour ces mails redirigés.

Commet passer facilement d’un compte Gmail à un autre?

Si vous avez Firefox, pas de problème, il suffit juste d’installer l’extension Gmail Manager et d’y configurer vos deux comptes.

L’extension Zindus permet une synchronisation des contacts de Gmail et de Mozilla Thunderbird. La syncho marche dans les deux sens: la mise à jour des contacts sur une plateforme est repercutée sur l’autre plateforme.

Disposer d’un serveur de messagerie (ici Gmail) pour stocker en ligne les mails, les contacts, les taches et le calendrier et pouvoir les synchroniser avec un logiciel client (Thunderbird) est très pratique. Le principal avantage est d’avoir une vue et des états identiques sur les mails, contacts, etc. que l’on soit sur Gmail ou bien sur le client de messagerie. C’est également très utile pour la sauvegarde d’information.

Pour synchroniser votre agenda Google Calendar avec Thunderbird, vous pouvez installer les extensions Lightning + Fournisseur pour Google Agenda 0.4.

Pour synchroniser le gestionnaire de tache Remember The Milk avec Thunderbird, vous pouvez installer l’extension Remember the Milk Provider extension. Un tutorial (en anglais) est dispo à cette adresse.

Pour synchroniser le gestionnaire de tache Remember The Milk avec Gmail, il faudra se doter de l’extension firefox dédiée.

Pour recevoir les mails de sa boite Hotmail sur Thunderbird, vous pouvez utiliser les extensions Webmail + Webmail – hotmail.

Sur Facebook, la plupart de vos contacts renseignent leur date de naissance, ce qui permet de facilement connaitre leur anniversaire. L’application Facebook FbCal permet de générer un calendrier des anniversaires au format iCalendar, ce qui le rend accessible à partir des applications Google Calendar, Outlook, Apple iCal, Mozilla Sunbird, etc. Il est possible de faire de même avec les évenements.

La démarche de configuration est expliquée ici (en anglais).

Better Gmail est une extension pour Firefox (compatible avec Firefox 3 désormais) qui permet de personnaliser et d’améliorer le service de messagerie Gmail. Cet outil offre notamment la possibilité de modifier le thème graphique de Gmail et permet la prise en charge des signatures HTML.

Voici la liste des principales options:

  • Thèmes graphiques (3 nouveaux thèmes en plus de celui par défaut).
  • Signatures HTML pour chacun de vos comptes / adresses mail (le format et les sauts de lignes doivent être gérés par des balises HTML).
  • Appeler l’assistant de filtres directement à partir du mail consulté.
  • Mailto dirigés vers Gmail et non plus votre client de messagerie par défaut.
  • Rendre plus apparente la séparation des lignes de message.
  • Remplacer le trombone représentant les pièces jointes en icônes plus explicites (image, document texte, etc.).
  • Cacher le champs d’invitation.
  • Cacher le nombre de spam.
  • etc.

Les signatures HTML sont un réel plus pour Gmail. Pour les créer, vous pouvez utiliser un éditeur HTML comme KompoZer et copier-coller le code HTML de la signature dans l’espace dédié sur Gmail.

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